Automatiser la prise de rendez-vous

Oui, largement. Je développe une intégration qui reçoit chaque réservation ou annulation faite sur votre Calendly en temps réel et la répercute dans vos outils : fiche client créée ou mise à jour dans HubSpot, équipe prévenue par e-mail.

Le problème

Un client réserve un créneau. Ensuite, quelqu’un doit créer ou mettre à jour sa fiche, prévenir la personne concernée, noter le rendez-vous quelque part. Quand une annulation arrive, tout le circuit est à refaire dans l’autre sens.

Ces gestes sont petits, mais ils se multiplient. Et c’est quand on les oublie qu’un collaborateur arrive à un rendez-vous sans savoir qu’il a lieu, ou qu’il prépare un rendez-vous annulé.

Ce que ça coûte

Il y a le temps de report, et il y a les rendez-vous mal préparés.

Prenons un exemple, uniquement pour fixer les idées : une entreprise qui prend 30 rendez-vous par mois, à raison de 5 minutes de report par rendez-vous. Cela fait deux heures et demie par mois. Ces chiffres sont inventés pour l’exemple : les vôtres seront différents, et le diagnostic gratuit vous aide à les estimer.

Le coût moins visible est celui de l’information qui n’arrive pas à temps à la bonne personne.

Au quotidien

Calendly envoie un signal à mon programme à chaque réservation ou annulation, en temps réel. Le programme met à jour la fiche du client dans HubSpot, ou la crée si elle n’existe pas, puis envoie un e-mail à l’équipe concernée.

Vous n’avez rien à faire entre la réservation du client et l’arrivée de l’information dans vos outils.

Ce qui reste à vous

Les cas particuliers restent à vous : une urgence, un client prioritaire, un report négocié au téléphone. Le programme applique la même règle à toutes les réservations, et je ne prétends pas qu’il sache distinguer une situation exceptionnelle.

Deux conditions viennent de Calendly. D’abord, il faut que vos rendez-vous passent déjà par un Calendly à forfait payant : Calendly réserve les webhooks à ces forfaits, le forfait gratuit n’y donne pas accès. Ensuite, votre agenda en ligne, Google ou Microsoft, doit être relié à Calendly et à jour.

Mon estimation de la part automatisable, qui reste une estimation et pas une mesure, va de 70 à 90 %.

Par où commencer

Il faut des rendez-vous qui passent déjà par un Calendly à forfait payant, des contacts suivis dans HubSpot et une boîte Gmail ou Google Workspace pour les envois.

Le point de départ : un échange pour comprendre votre circuit actuel, un audit, puis une proposition à prix fixe. Le prix exact est fixé après l’audit.

Pour préparer le terrain, je regarde avec vous vos types de rendez-vous dans Calendly et ce que vous faites aujourd’hui après chaque réservation. Cela me permet de décider quelle information doit atterrir dans HubSpot, et qui doit être prévenu pour quel type de rendez-vous. Je vous montre aussi, avant la mise en route, chaque message que votre équipe recevra, pour que le contenu soit utile dès le premier jour.

Si vous n’êtes pas sûr que cette tâche soit la première à traiter, le diagnostic en bas de page vous indique celle qui fait gagner le plus d’heures.