Automatiser la saisie des factures fournisseurs

En partie. Je développe une intégration qui récupère les factures fournisseurs reçues en pièce jointe dans votre boîte Gmail ou déposées dans un dossier Google Drive, et les importe dans Pennylane avec le fichier joint. Le fournisseur, la date, l’échéance et les montants, que l’import Pennylane exige, restent à vérifier ou compléter par vous : l’outil ne les lit pas dans le fichier.

Le problème

Les factures fournisseurs arrivent en pièce jointe, dans une boîte partagée, parfois sur une clé ou en photo. Il faut ouvrir chacune, noter le fournisseur, le montant, la date, puis la saisir dans l’outil de comptabilité en y joignant le fichier.

C’est une tâche courte, répétitive, et sujette aux erreurs de frappe. On la laisse s’accumuler, et la fin du mois devient une corvée.

Ce que ça coûte

Il y a le temps de ressaisie, et il y a le risque d’erreur.

Prenons un exemple, uniquement pour fixer les idées : une entreprise qui reçoit 40 factures fournisseurs par mois, à raison de 5 minutes chacune pour les ouvrir, les saisir et joindre le fichier. Cela fait un peu plus de trois heures par mois. Ces chiffres sont inventés pour l’exemple : les vôtres seront différents, et le diagnostic gratuit vous aide à les estimer.

Une erreur de montant ou un oubli de facture se paie ensuite en rapprochements difficiles et en échanges avec le comptable.

Au quotidien

L’intégration surveille deux endroits : votre boîte Gmail, où elle cherche les messages avec pièce jointe, et un dossier Google Drive que vous choisissez. Seuls les fichiers déposés directement dans ce dossier sont pris, pas ceux des sous-dossiers.

Vous recevez un récapitulatif des factures trouvées. Pour chacune, vous vérifiez ou complétez le fournisseur, la date, l’échéance et les montants, puis l’outil l’importe dans Pennylane avec le fichier joint. Vous n’ouvrez plus chaque e-mail, vous ne téléchargez plus chaque pièce jointe, mais ces champs restent à remplir.

Ce qui reste à vous

La saisie du fournisseur, de la date, de l’échéance et des montants reste à vous, ou au moins leur vérification : l’import Pennylane les exige et je ne promets pas de lecture automatique du fichier. La validation comptable finale reste humaine. L’outil dépose les factures dans Pennylane, il ne décide pas de leur traitement.

Les factures qui n’arrivent pas par e-mail, par exemple celles d’un portail fournisseur ou du courrier papier, ne sont pas récupérées toutes seules. Il faut les déposer dans le dossier Google Drive. Je ne promets pas de connexion à un portail fournisseur : je n’ai pas de garantie qu’elle soit possible.

Mon estimation de la part automatisable, qui reste une estimation et pas une mesure, va de 30 à 50 % selon la proportion de factures qui arrivent par e-mail : la collecte et le dépôt du fichier sont automatisés, la saisie des champs ne l’est pas.

Par où commencer

Il faut un compte Pennylane avec un plan Essentiel ou supérieur, car c’est lui qui donne accès à l’API, et des factures reçues dans Gmail ou déposées dans Google Drive.

Le point de départ : un échange pour comprendre d’où viennent vos factures, un audit, puis une proposition à prix fixe. Le prix exact est fixé après l’audit.

Pour préparer le terrain, je regarde avec vous comment vos factures arrivent aujourd’hui : quels fournisseurs, quels formats, quelle boîte. Cela me permet de vous dire honnêtement quelle part passera toute seule et quelle part devra passer par le dossier Google Drive.

Si vous n’êtes pas sûr que cette tâche soit la première à traiter, le diagnostic en bas de page vous indique celle qui fait gagner le plus d’heures.