Automatiser la création et le suivi des devis

En partie, oui. Je développe pour vous un outil qui prépare vos devis à partir de vos règles de prix, les crée dans Pennylane et les envoie par e-mail à vos clients. Vous relisez et vous validez : l’outil s’occupe du reste et vous montre où en est chaque devis.

Le problème

Un devis, c’est rarement difficile, mais c’est toujours long. Il faut retrouver le dernier devis semblable, recopier les lignes, vérifier les prix, générer le document, l’envoyer. Puis il faut penser à savoir s’il a été accepté.

C’est ce dernier point qui se perd le plus. Un devis envoyé il y a trois semaines sans réponse n’est relancé par personne, parce que personne ne sait plus qu’il est en attente.

Ce que ça coûte

Il y a le temps de préparation, et il y a les affaires qui s’éteignent sans bruit.

Prenons un exemple, uniquement pour fixer les idées : une entreprise qui envoie 20 devis par mois, à raison de 30 minutes chacun entre la préparation et l’envoi. Cela fait dix heures par mois. Ces chiffres sont inventés pour l’exemple : les vôtres seront différents, et le diagnostic gratuit vous aide à les estimer.

Le coût moins visible est celui du devis qui n’est jamais suivi. Un client qui hésitait ne reçoit aucun signe de votre part, et la réponse arrive chez un concurrent plus rapide.

Au quotidien

Vous remplissez un formulaire de demande de devis, relié à vos règles de prix. Elles sont écrites avec moi avant le développement : tarifs, remises, cas particuliers. L’outil en déduit les lignes du devis.

Il crée ensuite le devis dans Pennylane, depuis votre catalogue, et l’envoie à votre client par e-mail. Un point technique que je gère : Pennylane renvoie une erreur tant que le PDF du devis n’est pas généré. L’outil réessaie donc quelques minutes plus tard, sans que vous ayez à intervenir.

Enfin, vous disposez d’un suivi des devis en attente, acceptés, refusés ou expirés. Il est lu directement dans Pennylane, donc il reflète ce qui y est réellement enregistré. Il vous montre quels devis méritent une relance de votre part : je ne promets pas de rappel automatique envoyé au client.

Ce qui reste à vous

Vos règles de prix doivent exister avant que je développe quoi que ce soit. Si elles vivent seulement dans votre tête, la première étape est de les écrire : c’est un travail utile en soi, et je vous aide à le faire.

Les devis hors normes restent chiffrés par vous. Un projet sur mesure, une négociation, un client à part : l’outil n’a pas de jugement sur ces cas, et je ne le prétends pas.

La part automatisable est donc modérée. Mon estimation, qui reste une estimation et pas une mesure, va de 30 à 50 % du travail lié aux devis.

Par où commencer

Un échange pour comprendre comment vous établissez vos devis aujourd’hui, puis un audit de votre situation, puis une proposition à prix fixe. Le prix exact est fixé après l’audit, une fois le premier périmètre défini.

Pour que l’outil vous serve vraiment, nous partons de quelques devis récents que vous avez déjà envoyés. Ils me montrent comment vous construisez vos lignes, quelles remises vous accordez et où vous faites des exceptions. Cela me permet d’écrire des règles qui correspondent à votre pratique plutôt qu’à une moyenne théorique.

Si vous hésitez entre plusieurs tâches, le diagnostic en bas de page compare vos tâches répétitives et indique celle qui fait gagner le plus d’heures.