Automatiser l'accueil d'un nouveau client

En partie, oui. Je développe une intégration qui se déclenche quand une affaire passe en « gagnée » dans HubSpot : un dossier client est créé dans Google Drive, vos documents types sont copiés dedans, et un e-mail de bienvenue part depuis votre adresse.

Le problème

Un client vient de signer. C’est le moment où il attend le plus de réactivité, et c’est aussi celui où l’on enchaîne les petits gestes : créer un dossier, y copier les modèles, envoyer un message d’accueil, réclamer les pièces nécessaires.

Chaque geste est simple. Ensemble, ils prennent du temps, et un oubli donne une première impression brouillonne.

Ce que ça coûte

Il y a le temps de mise en place, et il y a l’image que vous donnez dès le départ.

Prenons un exemple, uniquement pour fixer les idées : une entreprise qui accueille 6 nouveaux clients par mois, à raison de 45 minutes de mise en place chacun. Cela fait quatre heures et demie par mois. Ces chiffres sont inventés pour l’exemple : les vôtres seront différents, et le diagnostic gratuit vous aide à les estimer.

Le coût moins visible est le client qui attend trois jours son message de bienvenue parce que vous étiez occupé.

Au quotidien

Dès que l’affaire passe en « gagnée » dans HubSpot, le programme crée un dossier au nom du client dans Google Drive et y copie vos documents types. Il envoie ensuite l’e-mail de bienvenue depuis votre adresse Gmail, avec la liste des pièces à fournir.

Le client reçoit un message de vous, avec votre ton, dès que l’affaire passe en « gagnée ».

Ce qui reste à vous

Votre parcours d’accueil doit être écrit étape par étape avant le développement. On n’automatise pas ce qui n’est pas formalisé, et c’est souvent la partie la plus utile du travail.

Chaque client atypique demande une adaptation à la main. Le programme suit le parcours standard.

Le premier échange humain avec le client, un appel ou un rendez-vous de lancement, reste à faire par vous. Je ne promets pas non plus de créer des tâches internes dans HubSpot : je ne les ai pas incluses dans ce qui est garanti.

Mon estimation de la part automatisable, qui reste une estimation et pas une mesure, va de 40 à 70 %.

Par où commencer

Il faut des affaires suivies dans HubSpot avec une étape « gagnée », une boîte Gmail ou Google Workspace pour les envois, et vos modèles prêts.

Le point de départ : un échange pour comprendre votre parcours actuel, un audit, puis une proposition à prix fixe. Le prix exact est fixé après l’audit.

Pour préparer le terrain, je vous demande de me montrer un accueil récent de bout en bout : le dossier tel que vous l’avez monté, l’e-mail que vous avez envoyé, les pièces que vous avez réclamées. À partir de là, nous décidons ce qui devient automatique et ce qui reste un geste de votre part.

Si vous n’êtes pas sûr que cette tâche soit la première à traiter, le diagnostic en bas de page vous indique celle qui fait gagner le plus d’heures.