Automatiser les relances de factures impayées

Oui, la relance des factures impayées s’automatise en grande partie. Je développe pour vous un programme qui lit chaque jour vos factures dans Pennylane, repère celles qui sont en retard et envoie les relances depuis votre adresse. Les cas délicats restent entre vos mains.

Le problème

« Je sais que trois clients me doivent de l’argent, mais je ne sais plus lesquels ni depuis quand. » Voilà comment le problème se présente chez un dirigeant. La relance est une tâche que personne n’aime faire : on la repousse, on attend d’avoir un moment, on hésite sur le ton. Puis un vendredi soir, on ouvre le tableau de suivi et on découvre qu’une facture a deux mois de retard.

Le rappel lui-même est simple. Ce qui coûte, c’est qu’il faut quelqu’un pour l’envoyer, au bon moment, à la bonne personne.

Ce que ça coûte

Il y a le temps passé, et il y a la trésorerie qui attend.

Prenons un exemple, uniquement pour fixer les idées : un cabinet de 4 personnes qui a en moyenne 15 factures en retard par mois. Si chaque relance prend 10 minutes entre la recherche de la facture, la rédaction du message et le suivi, cela fait deux heures et demie par mois, et souvent plus, parce qu’on relance rarement une seule fois. Ces chiffres sont inventés pour l’exemple : les vôtres sont différents, et c’est justement ce que le diagnostic gratuit vous aide à estimer.

Le coût moins visible est celui de l’argent qui rentre plus tard que prévu. Plus une relance tarde, plus elle est gênante à écrire, et plus elle est repoussée.

Au quotidien

Concrètement, le programme se branche sur deux systèmes que vous utilisez déjà. Il lit vos factures clients dans Pennylane, qui indique pour chacune sa date d’échéance et si elle est en retard. Il envoie ensuite les relances par Gmail, depuis votre propre adresse.

Vous choisissez avec moi le calendrier : un rappel courtois quelques jours après l’échéance, une relance plus ferme ensuite, un dernier avis. Les modèles de message sont écrits à votre ton, au vouvoiement, et je les relis avec vous avant la mise en route.

Chaque jour, le programme repasse sur la liste. Une facture payée sort du circuit. Une facture qui vous est signalée comme sensible n’est jamais relancée sans vous.

Ce qui reste à vous

Je ne prétends pas que tout est automatique. Le programme lit le retard dans Pennylane : si un paiement n’est pas rapproché de la facture, elle apparaît encore comme impayée et le client peut recevoir un rappel à tort. C’est pourquoi la liste des cas à vérifier existe, et pourquoi je vous demande de garder vos rapprochements à jour.

Les litiges et les clients à risque restent vos décisions. Un programme ne sait pas qu’un client traverse une période difficile ou que vous avez convenu d’un arrangement au téléphone.

Par où commencer

Si vos factures sont déjà dans Pennylane, le point de départ est simple : un échange pour comprendre comment vous relancez aujourd’hui, puis un audit de votre situation, puis une proposition à prix fixe. Le prix exact est fixé après l’audit, une fois que nous savons ce qui entre dans le premier périmètre.

Si vous n’êtes pas sûr que cette tâche soit la bonne à automatiser en premier, le diagnostic en bas de page compare les tâches répétitives de votre entreprise et vous indique laquelle fait gagner le plus d’heures.