Prompt ChatGPT pour relancer une facture impayée

Voici le prompt que nous utilisons dès qu’une facture dépasse une semaine de retard : il rédige toute l’échelle de relance d’un coup, de l’hypothèse cordiale de l’oubli au dernier avis avant recouvrement. Sa règle : il énonce clairement les conséquences prévues au contrat sans jamais inventer une pénalité que vous ne lui avez pas donnée.

Le prompt à copier

La facture {numéro} de {montant} adressée à {client} a {N} jours de retard ; contexte relationnel : {une ligne}. Rédigez des messages de relance progressifs pour J+7, J+21 et J+40 : d'abord l'hypothèse cordiale de l'oubli → puis ferme, avec les conséquences énoncées clairement (pénalités de retard prévues au contrat, suspension des travaux) → enfin dernier avis avant {étape suivante}. Vouvoiement, professionnel de bout en bout.

Remplacez les champs entre accolades (le numéro, le montant, le client, le nombre de jours de retard, le contexte relationnel et l’étape suivante), puis lancez : vous obtenez les trois messages en une seule fois.

Quand l’utiliser

Dès qu’une facture dépasse 7 jours de retard. Plutôt que d’écrire une première relance, d’attendre, puis d’en réécrire une plus ferme deux semaines plus tard sous le coup de l’agacement, vous préparez toute la séquence maintenant. Il ne vous reste qu’à envoyer le bon message le jour venu.

Ce que vous obtenez

1. Un message à J+7, cordial, qui suppose un simple oubli.
2. Un message à J+21, ferme, avec les conséquences énoncées clairement.
3. Un dernier avis à J+40, avant l’étape suivante que vous avez indiquée.
4. Un ton professionnel et vouvoyé de bout en bout, prêt à copier.

Exemple réel : facture en retard → séquence de relance prête

Entrée : chez Studio Clairval, agence de marque de 8 personnes à Lyon, Maya la fondatrice relance le client Torréfaction Fernand. Les champs qu’elle a remplis :

Facture 2026-041 de 2 400 € adressée à Torréfaction Fernand, 24 jours de retard.
Contexte relationnel : client fidèle depuis deux ans, d'ordinaire ponctuel, silence radio depuis l'envoi.
Étape suivante : transmission à notre société de recouvrement.

Sortie, le message ferme de J+21, tel que généré :

Objet : Facture 2026-041 en attente de règlement

Bonjour,

Je reviens vers vous au sujet de la facture 2026-041 (2 400 €), désormais échue depuis plus de trois semaines et restée sans réponse malgré notre premier message.

Je vous remercie de bien vouloir procéder au règlement sous huit jours. À défaut, les pénalités de retard prévues à l’article [référence de la clause] de notre contrat s’appliqueront, et nous serons contraints de suspendre les travaux en cours.

Je reste à votre disposition si une difficulté explique ce retard.

Bien à vous, Maya

Remarquez ce que l’IA n’a pas fait : elle n’a pas inventé de taux de pénalité. Maya ne le lui a pas donné, donc la sortie renvoie à la clause du contrat, marquée [référence de la clause], au lieu de citer un pourcentage au hasard. Remplacer le marqueur prend dix secondes ; envoyer un chiffre faux dans une relance vous expose bien plus.

Ce prompt fait partie de la bibliothèque incluse dans le kit, avec sa fiche d’usage.