Prompt ChatGPT pour rédiger votre politique de notes de frais

Voici le prompt que nous lançons la troisième fois que quelqu’un demande « je peux passer ça en frais ? ». Il rédige une politique de notes de frais d’une page à partir de vos décisions. Sa règle : là où vous n’avez pas tranché, il insère un marqueur [À TRANCHER] avec un pour et un contre, au lieu de choisir à votre place.

Le prompt à copier

Rédigez une politique de notes de frais d'une page pour une équipe de {N} personnes. Mes décisions : carte entreprise ou remboursement : {réponse} ; validation requise au-delà de : {montant} ; catégories autorisées : {liste} ; règles déplacements : {réponse, ou laissez vide} ; achats logiciels validés par : {qui}.
Écrivez simplement : ce qui est pré-approuvé, ce qui se demande avant, comment soumettre, quand on est remboursé, et 3 exemples concrets oui/non.
Quand j'ai laissé une décision vide, insérez **[À TRANCHER : option A / option B]** avec une ligne de pour/contre — ne choisissez pas à ma place.

Remplacez les champs entre accolades par vos décisions, et laissez vides celles que vous n’avez pas encore prises, puis lancez.

Quand l’utiliser

Dès que la même question de frais revient pour la troisième fois. En quelques minutes, vous passez d’un flou permanent à une page claire que chacun peut consulter, avec les rares points encore ouverts clairement marqués pour que vous les tranchiez.

Ce que vous obtenez

1. Une politique d’une page : pré-approuvé, à demander avant, comment soumettre, délai de remboursement.
2. Trois exemples concrets oui/non pour lever les doutes courants.
3. Un marqueur [À TRANCHER] partout où vous avez laissé une décision vide.
4. Une ligne de pour/contre pour chaque arbitrage à faire, sans que l’IA choisisse à votre place.

Exemple réel : décisions partielles → politique prête à finaliser

Entrée : chez Studio Clairval, agence de marque de 8 personnes à Lyon, Maya la fondatrice remplit ses décisions, mais laisse la règle des déplacements vide :

Équipe de 8 personnes. Carte entreprise ou remboursement : remboursement sur justificatif.
Validation requise au-delà de : 150 €. Catégories autorisées : logiciels, déplacements pro, repas client, matériel bureau.
Règles déplacements : (laissé vide). Achats logiciels validés par : Maya.

Sortie, la partie qui compte :

Déplacements professionnels

[À TRANCHER : remboursement au réel / forfait journalier]

• Au réel : plus juste, mais demande tous les justificatifs et un contrôle ligne par ligne.
• Forfait journalier : plus simple à gérer, mais peut sur- ou sous-payer selon les jours.

Remarquez ce que l’IA n’a pas fait : Maya n’a pas fixé de règle de déplacements, donc l’IA n’en a pas inventé une. Elle a posé l’arbitrage devant Maya, avec le pour et le contre de chaque option. Remplacer le marqueur prend une minute de décision ; adopter une règle que personne n’a choisie crée des litiges plus tard.

Ce prompt fait partie de la bibliothèque incluse dans le kit, avec sa fiche d’usage.