Comment transformer des notes de réunion en actions avec ChatGPT (décorticage complet)

Toutes les équipes finissent leurs calls clients de la même façon : quelqu’un a des notes, personne n’a d’actions. Voici le playbook qui règle ça, décortiqué étape par étape sur un vrai call, avec l’entrée réelle, la sortie réelle, et les deux endroits où un humain doit garder la main.

L’entrée : les vraies notes, telles quelles

Les notes de Tom pendant un appel de 45 minutes entre Studio Clairval et son client Torréfaction Fernand, tapées en direct, collées sans nettoyage :

call fernand 12 juin — maya, tom, léa / dana + marco (fernand)

packaging v2 — dana préfère la piste B globalement, veut le brun plus chaud ?? priya doit tester 2 variantes
marco : coffrets cadeaux de noël ENCORE cette année, plus gros tirage. besoin des designs plus tôt que l'an dernier (l'an dernier c'était « une catastrophe » ses mots)
réseaux — léa a montré le calendrier de sept, validé sauf les posts un peu meme, dana dit « on est joueurs pas ridicules »
dana a demandé le budget shooting photo — maya a dit qu'on enverrait des options
!!! ils lancent une gamme déca ?? première nouvelle. marco dit détails « dans quelques semaines »
qqn doit leur renvoyer le pdf de la charte graphique, ils l'ont perdu
question facture de dana — elle envoie un mail à part au sujet compta
prochain call dans 2 sem même créneau

Notez le bazar : une action sans responsable (« qqn doit leur renvoyer »), une demande sans échéance (les options de budget shooting), et une surprise (la gamme déca) qui est une information, pas une action.

L’exécution : le prompt M1

On colle les notes dans le prompt M1, champs remplis. Sa règle centrale, celle qui fait toute la différence : si le responsable ou l’échéance n’a pas été dit en réunion, la sortie écrit « À confirmer » au lieu d’inventer.

La sortie : ce que l’IA a produit

Résumé Fernand a validé la piste packaging B, avec un brun plus chaud à explorer. Les coffrets cadeaux de Noël sont reconduits cette année avec un tirage plus important, et les designs sont attendus plus tôt que l’an dernier. Le calendrier réseaux de septembre est validé, hors posts de type meme. Fernand lance une gamme décaféinée, détails à venir dans quelques semaines. Des options de budget pour le shooting photo ont été demandées.

Décisions prises

• Piste packaging B validée comme base ; explorer des variantes en brun plus chaud.
• Calendrier réseaux de septembre validé, sans les posts de type meme.
• Coffrets cadeaux reconduits, tirage plus important que l’an dernier.

Actions

Action	Responsable	Échéance
Concevoir 2 variantes packaging en brun plus chaud	Priya	À confirmer
Envoyer les options de budget shooting à Dana	Maya	À confirmer
Retirer les posts de type meme du calendrier de sept.	Léa	Avant l’envoi du calendrier
Renvoyer le PDF de la charte graphique à Fernand	À confirmer	À confirmer
Planifier le prochain call	Tom	Dans 2 semaines, même créneau

Questions ouvertes

• Quels sont le contenu et le calendrier du lancement de la gamme déca ?
• Que signifie concrètement « plus tôt que l’an dernier » pour les designs des coffrets ?
• La question facture de Dana : arrive séparément par email.

Remarquez ce que l’IA n’a pas fait : pas de responsable inventé pour le PDF de charte graphique, pas de date inventée pour les variantes packaging, parce que personne ne les a dits. C’est le prompt qui fonctionne, pas qui échoue. La gamme déca a fini en questions ouvertes, pas en fausse action.

L’enchaînement : le prompt M2 produit l’email de suivi

Le playbook ne s’arrête pas au compte rendu. La sortie de M1 alimente un second prompt qui rédige l’email de suivi client :

Objet : Fernand : récap & prochaines étapes

Bonjour Dana, bonjour Marco,

Merci pour l’échange d’aujourd’hui, une bonne session. Là où nous en sommes :

• Packaging : piste B validée ; Priya explore deux variantes en brun plus chaud.
• Réseaux : calendrier de septembre validé, hors posts de type meme.
• Coffrets : confirmés pour cette année, tirage plus important, designs plus tôt que l’an dernier ; nous vous proposerons un calendrier.

De votre côté : les détails de la gamme déca dès que possible, et la note facture de Dana à notre adresse compta. De notre côté : les options de budget shooting, et votre charte graphique en PDF (renvoyée aujourd’hui).

Prochain point dans deux semaines, même créneau ; l’invitation suit.

Maya

Le point de contrôle humain : 30 secondes qui gardent tout honnête

Tom a attribué les « À confirmer » en 30 secondes (PDF charte → Sam ; échéance des variantes → avant le prochain call). Maya a adouci « hors posts de type meme » en « nous ajusterons les posts les plus joueurs à votre ton », un jugement de relation client qu’aucun prompt ne doit prendre à votre place. Puis c’est parti.

C’est le principe de tous les playbooks du kit : l’IA fait la structure et le premier jet, l’humain fait les arbitrages, et le prompt est écrit pour rendre ces arbitrages visibles au lieu de les enterrer sous du texte plausible.

Le chrono

Avant : environ 25 minutes (réécrire les notes, courir après les responsables, rédiger l’email). Après : environ 3 minutes, relecture comprise. Sur 4 calls client par semaine, c’est une heure et demie récupérée, chaque semaine, par la seule personne qui prend les notes.

Refaire ça chez vous

Le prompt M1 est public et gratuit, comme les 49 autres de la bibliothèque. Le playbook P1 complet (l’enchaînement M1 → M2, le modèle de compte rendu, les points de contrôle) fait partie du Kit IA, avec les 9 autres playbooks qui suivent la même logique : proposition commerciale, reporting hebdo, onboarding client, recrutement.