Automatiser les comptes rendus de réunion

Oui, en bonne partie. Je développe pour vous une chaîne qui récupère l’enregistrement de vos réunions dans Google Drive, le transcrit, fait rédiger par un modèle d’IA la synthèse des décisions et des actions, puis crée le compte rendu dans Google Docs. Vous relisez avant de le diffuser.

Le problème

Après une réunion, quelqu’un doit se souvenir de ce qui a été décidé, de qui doit faire quoi et pour quand. Si personne n’écrit le compte rendu dans la journée, les décisions se diluent, et la réunion suivante recommence par « où en étions-nous ».

Rédiger le compte rendu prend du temps, et c’est rarement la tâche à laquelle on veut consacrer la fin de journée.

Ce que ça coûte

Il y a le temps de rédaction, et il y a les actions oubliées.

Prenons un exemple, uniquement pour fixer les idées : une équipe qui tient 8 réunions par mois, à raison de 30 minutes de rédaction chacune. Cela fait quatre heures par mois. Ces chiffres sont inventés pour l’exemple : les vôtres seront différents, et le diagnostic gratuit vous aide à les estimer.

Le coût moins visible est celui d’une action décidée mais jamais notée, que personne ne reprend.

Au quotidien

Vos réunions en visio sont enregistrées dans votre Google Drive, ou vous enregistrez l’audio d’une réunion sur place. Le programme récupère le fichier, le transcrit avec une API de transcription, puis demande à un modèle d’IA d’en tirer les décisions, les actions et les responsables, selon le format que nous aurons défini ensemble.

Il crée enfin le compte rendu dans Google Docs, prêt à relire. Vous corrigez ce qui doit l’être, puis vous le diffusez.

Ce qui reste à vous

La relecture est indispensable. Un modèle d’IA peut mal comprendre un passage ou attribuer une action à la mauvaise personne : le compte rendu est un brouillon très avancé, pas un document final.

La qualité dépend aussi du son. Une réunion où l’on s’entend mal produit une transcription approximative, et je ne peux pas y remédier.

Enfin, l’accord des participants pour l’enregistrement est une condition, et c’est à vous de le recueillir.

Mon estimation de la part automatisable, qui reste une estimation et pas une mesure, va de 50 à 70 %.

Par où commencer

Un échange pour comprendre comment se déroulent vos réunions et quel format de compte rendu vous attendez, puis un audit, puis une proposition à prix fixe. Le prix exact est fixé après l’audit.

Un mot sur la confidentialité : une réunion contient souvent des informations sensibles. Avant de brancher quoi que ce soit, nous regardons ensemble quelles réunions entrent dans le circuit et lesquelles n’y entrent jamais. Vous gardez la main sur ce choix, et l’enregistrement reste une décision que les participants connaissent à l’avance.

Si vous hésitez sur la tâche à traiter en premier, le diagnostic en bas de page compare vos tâches répétitives et indique celle qui fait gagner le plus d’heures.