Automatiser le reporting mensuel

Oui, en grande partie. Je développe un point mensuel automatique : en début de mois, le programme rassemble vos chiffres (facturation dans Pennylane, tableurs Google Sheets), calcule vos indicateurs, les écrit dans un tableau de suivi et vous envoie le point par e-mail.

Le problème

Le point chiffré du mois est utile, donc on veut l’avoir. Mais il faut aller chercher les chiffres à plusieurs endroits, les recopier, refaire les mêmes calculs, mettre en forme. Le travail est identique d’un mois sur l’autre, et c’est pour cela qu’il est pénible.

Quand le mois est chargé, le point est repoussé, et on décide à vue au lieu de décider sur des chiffres.

Ce que ça coûte

Il y a le temps de préparation, et il y a les décisions prises sans chiffres à jour.

Prenons un exemple, uniquement pour fixer les idées : une entreprise qui consacre 3 heures par mois à rassembler ses chiffres et à les mettre en forme. Ces chiffres sont inventés pour l’exemple : les vôtres seront différents, et le diagnostic gratuit vous aide à les estimer.

Le coût moins visible est le retard : un point disponible le 20 du mois sert moins qu’un point disponible le 2.

Au quotidien

Chaque début de mois, le programme lit vos factures dans Pennylane et les données de vos tableurs Google Sheets. Il calcule les indicateurs que nous avons choisis ensemble, les écrit dans un tableau de suivi dans Google Sheets, et vous envoie le point par e-mail, à votre format.

Le tableau garde l’historique : vous voyez l’évolution d’un mois sur l’autre sans rien reconstruire.

Ce qui reste à vous

Des données mal saisies donnent un point faux. Le programme ne sait pas qu’une facture a été enregistrée avec un mauvais montant.

L’analyse et les décisions restent les vôtres. Le point vous donne des chiffres, il ne dit pas quoi en faire.

Chaque nouvelle source de données est à brancher sur son API : ajouter un outil plus tard est possible, mais cela fait partie du développement, pas d’un simple réglage.

Mon estimation de la part automatisable, qui reste une estimation et pas une mesure, va de 50 à 80 %.

Par où commencer

Il faut que vos chiffres soient dans Pennylane ou dans des tableurs Google Sheets, avec un plan Pennylane Essentiel ou supérieur si Pennylane est une source, que vos indicateurs soient choisis, et une boîte Gmail ou Google Workspace pour l’envoi.

Le point de départ : un échange sur les chiffres que vous suivez, un audit, puis une proposition à prix fixe. Le prix exact est fixé après l’audit.

Pour préparer le terrain, je vous demande le dernier point que vous avez produit, même s’il est fait à la main. Il me montre les chiffres que vous regardez vraiment, leur mise en forme et l’ordre dans lequel vous les lisez. Nous retirons ce qui ne sert pas et nous gardons ce qui éclaire vos décisions.

Si vous hésitez sur la tâche à traiter en premier, le diagnostic en bas de page compare vos tâches répétitives et indique celle qui fait gagner le plus d’heures.