Comment je traite une proposition commerciale : des notes de découverte à un squelette prêt à compléter

Deux soirées redoutées, un doc vide, et la peur de promettre ce qu’on n’a pas encore compris : la proposition commerciale, c’est le livrable qui coûte le plus cher à mal démarrer. Je décortique ici comment je traite cette tâche, sur un exemple d’appel de découverte : l’entrée, la sortie, et l’endroit précis où un humain doit garder la main.

L’appel ci-dessous est un exemple construit pour l’article. Quand la tâche revient souvent, la préparation et le suivi des devis peuvent aussi être confiés à un programme : voir automatiser la création et le suivi des devis.

L’entrée : des notes brutes, telles quelles

Les notes de Maya après un appel de découverte avec Boulangeries Marlot, une chaîne régionale de boulangeries (11 points de vente) qui veut un rebranding, tapées en direct et collées sans nettoyage :

boulangeries marlot : call avec ruth marlot (pdg, 2e génération) + manu le resp marketing
11 boutiques, 3 ouvertures l'an prochain. boulangerie familiale créée en 1987
le problème selon ruth : « on ressemble à une boulangerie de village mais on devient une marque régionale et ça se voit, chaque enseigne de boutique est légèrement différente »
marque actuelle : logo de 2003, aucune charte, chaque gérant improvise la signalétique + des pages fb locales (!!)
ce qu'ils veulent : un rebranding SANS perdre le côté familial. ruth échaudée par une agence en 2019 (« ils nous avaient fait un truc de banque »)
pression calendrier : l'aménagement des 3 nouvelles boutiques démarre en janvier, la signalétique doit être décidée avant
manu a évoqué le site web « gênant » mais ruth a changé de sujet, question de budget ?
aucun chiffre évoqué. manu a demandé « une fourchette habituelle », maya a renvoyé à la propale
décision : ruth décide, manu influence. il y a un conseil mais ruth a dit « ils suivent ce que je recommande »

Notez le mélange : un objectif clair, une échéance dure (les aménagements de janvier), et deux zones de flou qu’il ne faut surtout pas laisser l’IA combler à votre place, le site web dont Ruth n’a pas voulu parler, et un budget dont personne n’a cité le moindre chiffre.

L’exécution : le prompt S1

On colle les notes dans le prompt de proposition commerciale, champs remplis. Ses règles centrales, celles qui font toute la différence : cadrer les phases à partir de vos services réels, n’inventer aucun besoin non exprimé, lister ce qu’elle ne sait pas au lieu de combler les trous, et laisser le prix vide, parce que le chiffrage est une décision humaine.

La sortie : ce que l’IA a produit

1. Situation et objectif. Boulangeries Marlot est une boulangerie familiale de deuxième génération, créée en 1987, qui compte 11 points de vente et en ouvre 3 de plus l’an prochain. Selon Ruth : « on ressemble à une boulangerie de village mais on devient une marque régionale et ça se voit. » L’objectif : une marque qui tienne l’échelle régionale sans perdre le côté familial.

2. Le problème, en termes business. Chaque enseigne est légèrement différente ; les gérants improvisent la signalétique et animent des pages Facebook locales non officielles. Avec 3 aménagements qui démarrent en janvier, chaque semaine sans identité décidée multiplie le coût de reprise futur : les nouvelles boutiques attendront ou seront faites de travers.

3. Approche proposée.

• Phase 1 · Refonte de l’identité : faire évoluer, pas remplacer, briefée explicitement contre l’expérience de 2019 (« un truc de banque »). Garder l’héritage familial visible.
• Phase 2 · Charte et système de signalétique : le manuel à l’épreuve des gérants ; les spécifications de signalétique livrées en premier pour tenir l’échéance des aménagements de janvier.
• Phase 3 (optionnelle) · Accompagnement du déploiement : des modèles pour la présence sociale locale, en remplacement des pages Facebook improvisées.
• Hors périmètre : le site web. Évoqué par Manu mais non confirmé comme priorité, voir les questions.

4. Ce qu’il nous faut de leur part : les archives de la marque, des photos de la signalétique actuelle des 11 boutiques, le planning d’aménagement des 3 nouvelles boutiques, un seul décideur par cycle de validation (Ruth).

5. Hypothèse de calendrier : spécifications de signalétique décidées avant le début des aménagements de janvier, en remontant, identité validée fin novembre. Faisable si le lancement a lieu début septembre.

6. À régler avant l’envoi :

1. Le site web est-il dans le périmètre ou non ? Ruth a changé de sujet quand Manu l’a évoqué : clarifier avant de proposer, ne pas deviner.
2. Quelle est la vraie date de janvier ? « Les aménagements démarrent en janvier » peut vouloir dire le 2 ou le 30 : tout le calendrier en dépend.
3. Le conseil doit-il voir quelque chose, ou la signature de Ruth suffit-elle contractuellement ?

Prix : (laissé vide comme demandé)

Remarquez ce que l’IA n’a pas fait : pas de fourchette de prix inventée alors que Manu en réclamait une, pas de site web glissé dans le périmètre parce que Ruth a esquivé, pas de date de janvier devinée. Les trous sont restés des trous, remontés en trois questions à régler avant l’envoi plutôt qu’enterrés sous du texte plausible. C’est le prompt qui fonctionne, pas qui échoue.

L’enchaînement : mettre le squelette en prose

Le traitement ne s’arrête pas au squelette. Une fois les trois questions réglées par Maya (site web hors périmètre pour l’instant ; aménagements le 12 janvier ; Ruth signe), elle a lancé un second prompt pour développer le squelette validé en prose complète, dans le ton de l’agence. Le brouillon est revenu sur deux pages, bénéfices d’abord, « Boulangeries Marlot » apparaissant trois fois plus souvent que « Clairval ». Le prompt habille le squelette, il ne renégocie aucun de ses faits.

Le point de contrôle humain : l’empathie qu’on ne délègue jamais

Maya a réécrit une phrase de la Phase 1. Le cadrage « faire évoluer, pas remplacer » de l’IA était juste, mais elle a ajouté une ligne qui renvoie directement à l’histoire de Ruth : « vous avez été échaudés par un rebranding qui vous a effacés ; notre premier principe de design, c’est que vos habitués ne remarquent pas un changement, mais une amélioration. » L’empathie née d’une vraie conversation, c’est la partie qu’on ne délègue jamais. Le prix, elle l’a fait elle-même.

C’est le principe que j’applique à toutes ces tâches : l’IA fait la structure et le premier jet, l’humain fait les arbitrages, et le prompt est écrit pour rendre ces arbitrages visibles au lieu de les enterrer sous du texte plausible.

Le chrono

Avant : plusieurs heures réparties sur deux soirées redoutées. Après : de l’ordre d’une demi-heure : un squelette en quelques minutes, la prose en quelques minutes, puis les passes humaines. Ce sont des ordres de grandeur estimés pour cet exemple, pas une mesure. La partie qui prend du temps n’est plus le remplissage de la page blanche, c’est le jugement, et c’est exactement là qu’on veut passer son temps.

Refaire ça chez vous

Le prompt utilisé ici est public et gratuit, comme les autres de la bibliothèque. Si vous voulez aller plus loin et ne plus repartir d’une page blanche pour chaque devis, voir automatiser la création et le suivi des devis, ou lancez le diagnostic gratuit qui classe, parmi huit tâches courantes, celles que vous indiquez selon les heures récupérables par semaine, estimées d’après vos réponses.