Comment je traite un compte rendu de réunion : des notes brutes aux actions attribuées

Toutes les équipes finissent leurs calls clients de la même façon : quelqu’un a des notes, personne n’a d’actions. Je décortique ici comment je traite cette tâche, étape par étape, sur un exemple de call client : l’entrée, la sortie, et les deux endroits où un humain doit garder la main.

Les notes ci-dessous sont un exemple construit pour l’article, pas celles d’un client réel. Si vous voulez voir la même tâche menée jusqu’au bout sans rien faire à la main, je la décris sur la page automatiser les comptes rendus de réunion.

L’entrée : des notes brutes, telles quelles

Les notes de Tom pendant un appel de 45 minutes entre une agence, Studio Clairval, et son client Torréfaction Fernand, tapées en direct, collées sans nettoyage :

call fernand 12 juin, maya, tom, léa / dana + marco (fernand)

packaging v2 : dana préfère la piste B globalement, veut le brun plus chaud ?? priya doit tester 2 variantes
marco : coffrets cadeaux de noël ENCORE cette année, plus gros tirage. besoin des designs plus tôt que l'an dernier (l'an dernier c'était « une catastrophe » ses mots)
réseaux : léa a montré le calendrier de sept, validé sauf les posts un peu meme, dana dit « on est joueurs pas ridicules »
dana a demandé le budget shooting photo, maya a dit qu'on enverrait des options
!!! ils lancent une gamme déca ?? première nouvelle. marco dit détails « dans quelques semaines »
qqn doit leur renvoyer le pdf de la charte graphique, ils l'ont perdu
question facture de dana : elle envoie un mail à part au sujet compta
prochain call dans 2 sem même créneau

Notez le bazar : une action sans responsable (« qqn doit leur renvoyer »), une demande sans échéance (les options de budget shooting), et une surprise (la gamme déca) qui est une information, pas une action.

L’exécution : le prompt M1

On colle les notes dans ce prompt de compte rendu, champs remplis. Sa règle centrale, celle qui fait toute la différence : si le responsable ou l’échéance n’a pas été dit en réunion, la sortie écrit « À confirmer » au lieu d’inventer.

La sortie : ce que l’IA a produit

Résumé Fernand a validé la piste packaging B, avec un brun plus chaud à explorer. Les coffrets cadeaux de Noël sont reconduits cette année avec un tirage plus important, et les designs sont attendus plus tôt que l’an dernier. Le calendrier réseaux de septembre est validé, hors posts de type meme. Fernand lance une gamme décaféinée, détails à venir dans quelques semaines. Des options de budget pour le shooting photo ont été demandées.

Décisions prises

• Piste packaging B validée comme base ; explorer des variantes en brun plus chaud.
• Calendrier réseaux de septembre validé, sans les posts de type meme.
• Coffrets cadeaux reconduits, tirage plus important que l’an dernier.

Actions

Action	Responsable	Échéance
Concevoir 2 variantes packaging en brun plus chaud	Priya	À confirmer
Envoyer les options de budget shooting à Dana	Maya	À confirmer
Retirer les posts de type meme du calendrier de sept.	Léa	Avant l’envoi du calendrier
Renvoyer le PDF de la charte graphique à Fernand	À confirmer	À confirmer
Planifier le prochain call	Tom	Dans 2 semaines, même créneau

Questions ouvertes

• Quels sont le contenu et le calendrier du lancement de la gamme déca ?
• Que signifie concrètement « plus tôt que l’an dernier » pour les designs des coffrets ?
• La question facture de Dana : arrive séparément par email.

Remarquez ce que l’IA n’a pas fait : pas de responsable inventé pour le PDF de charte graphique, pas de date inventée pour les variantes packaging, parce que personne ne les a dits. C’est le prompt qui fonctionne, pas qui échoue. La gamme déca a fini en questions ouvertes, pas en fausse action.

L’enchaînement : l’e-mail de suivi

Le traitement ne s’arrête pas au compte rendu. Sa sortie alimente un second prompt qui rédige l’e-mail de suivi client :

Objet : Fernand : récap & prochaines étapes

Bonjour Dana, bonjour Marco,

Merci pour l’échange d’aujourd’hui, une bonne session. Là où nous en sommes :

• Packaging : piste B validée ; Priya explore deux variantes en brun plus chaud.
• Réseaux : calendrier de septembre validé, hors posts de type meme.
• Coffrets : confirmés pour cette année, tirage plus important, designs plus tôt que l’an dernier ; nous vous proposerons un calendrier.

De votre côté : les détails de la gamme déca dès que possible, et la note facture de Dana à notre adresse compta. De notre côté : les options de budget shooting, et votre charte graphique en PDF (renvoyée aujourd’hui).

Prochain point dans deux semaines, même créneau ; l’invitation suit.

Maya

Le point de contrôle humain : 30 secondes qui gardent tout honnête

Tom a attribué les « À confirmer » en 30 secondes (PDF charte à Sam ; échéance des variantes fixée avant le prochain call). Maya a adouci « hors posts de type meme » en « nous ajusterons les posts les plus joueurs à votre ton », un jugement de relation client qu’aucun prompt ne doit prendre à votre place. Puis c’est parti.

C’est le principe que j’applique à toutes ces tâches : l’IA fait la structure et le premier jet, l’humain fait les arbitrages, et le prompt est écrit pour rendre ces arbitrages visibles au lieu de les enterrer sous du texte plausible.

Le chrono

Avant : quelques dizaines de minutes (réécrire les notes, courir après les responsables, rédiger l’e-mail). Après : quelques minutes, relecture comprise. Ce sont des ordres de grandeur estimés pour cet exemple, pas une mesure : chez vous, le temps dépend de la longueur des réunions et du nombre de clients.

Refaire ça chez vous

Le prompt utilisé ici est public et gratuit, comme les autres de la bibliothèque. Vous pouvez le tester dès aujourd’hui sur vos propres notes.

Si vous préférez ne plus y penser du tout, je peux construire pour vous la version qui récupère l’enregistrement, le transcrit et dépose le brouillon dans votre outil : tout est décrit sur la page automatiser les comptes rendus de réunion. Et pour savoir si c’est la tâche qui vous coûte le plus, le diagnostic gratuit classe, parmi huit tâches courantes, celles que vous indiquez selon les heures récupérables par semaine, estimées d’après vos réponses.