Prompt ChatGPT pour annoncer une mauvaise nouvelle à un client

Voici le prompt que nous utilisons quand il faut annoncer à un client un retard, une erreur ou un dépassement de périmètre. Sa règle centrale : le problème est énoncé dans les deux premières phrases, sans faux-fuyants ni voix passive, et le message tient en moins de 150 mots.

Le prompt à copier

Je dois annoncer à {client} que {la situation, honnêtement}. Rédigez le message : énoncez le problème clairement dans les deux premières phrases, assumez notre part sans vous confondre en excuses, donnez la solution concrète et la nouvelle date, proposez un appel. Pas de faux-fuyants, pas de tournures passives (« des erreurs ont été commises »). Vouvoiement. Moins de 150 mots.

Remplacez les deux champs entre accolades : le nom du client, puis la situation décrite honnêtement, en une phrase. Plus l’entrée est franche, meilleur est le message.

Quand l’utiliser

Dès qu’une mauvaise nouvelle doit partir chez un client : un retard, une erreur de votre équipe, un problème de périmètre. Le pire moment pour écrire ce message est précisément celui où vous devez l’écrire ; ce prompt produit un premier jet propre pendant que vous cherchez encore vos mots. Une limite à connaître : il rédige le message, il ne décide pas de la solution. Vous devez savoir quoi proposer (nouvelle date, correctif, geste commercial) avant de le lancer.

Ce que vous obtenez

1. Le problème énoncé clairement dans les deux premières phrases.
2. Votre part assumée, sans excès d’excuses.
3. La solution concrète et la nouvelle date.
4. Une proposition d’appel, le tout en moins de 150 mots.

Exemple réel : un livrable qui glisse d’une semaine

Chez Studio Clairval, agence de marque de 8 personnes à Lyon, la maquette packaging v2 de Torréfaction Fernand doit glisser d’une semaine : la designer qui pilote le dossier est arrêtée et la correction des couleurs doit être refaite. Sam, responsable comptes, lance le prompt avec cette situation, en une ligne :

la maquette packaging v2 promise vendredi 3 glisse au vendredi 10 : Priya est arrêtée cette semaine et la correction des couleurs doit être refaite

La sortie, extrait du premier jet généré :

Bonjour Dana,

La maquette packaging v2 prévue ce vendredi ne sera pas prête : nous vous la livrerons le vendredi 10 au lieu du 3. Priya, qui pilote le dossier, est arrêtée cette semaine, et la correction des couleurs demande plus de temps que prévu.

Concrètement : Jonas reprend le dossier dès aujourd’hui et vous recevrez la maquette complète le 10 avant midi. Le reste du calendrier, impression comprise, n’est pas impacté.

Si vous souhaitez en parler, je suis disponible demain entre 14 h et 17 h.

Sam

Remarquez ce que le message ne fait pas : pas de paragraphe d’excuses, pas de « en raison de circonstances indépendantes de notre volonté ». Le problème, la cause, la solution, une porte ouverte. Sam a relu, confirmé la date du 10 avec Jonas, puis envoyé.

Ce prompt fait partie de la bibliothèque Clients & Opérations incluse dans le kit, aux côtés des playbooks et des exemples complets construits sur Studio Clairval.