Prompt ChatGPT pour répondre à une demande client hors périmètre

Voici le prompt que nous utilisons quand un client demande quelque chose qui sort du périmètre convenu. Il produit une réponse chaleureuse mais ferme, appuyée uniquement sur la clause que vous fournissez, avec une règle centrale : l’IA n’invente jamais un prix. Si vous n’en donnez pas, elle écrit [PRIX À CONFIRMER].

Le prompt à copier

Le client {nom} a demandé : {la demande}. C'est hors de notre périmètre convenu, qui stipule : {collez la clause de périmètre concernée}. Contexte relationnel : {une ligne}.
Rédigez une réponse qui :
1. Confirme que nous avons compris le besoin et pourquoi il compte pour lui.
2. Dit clairement que c'est hors du périmètre actuel — en vous appuyant uniquement sur la clause que j'ai fournie.
3. Propose deux voies : l'ajouter via un avenant (esquissez-le brièvement ; utilisez {prix} ou écrivez [PRIX À CONFIRMER] — n'inventez jamais un chiffre) ou l'intégrer à la phase suivante.
4. Reste chaleureuse. Sans s'excuser de faire respecter l'accord.
Vouvoiement. Moins de 150 mots.

Remplacez les champs entre accolades : le nom du client, sa demande, la clause de périmètre telle qu’elle figure dans votre devis ou contrat, et une ligne de contexte sur la relation.

Quand l’utiliser

Dès qu’une demande client déborde du devis, du forfait ou du contrat en cours : un livrable en plus, une révision de trop, un canal jamais prévu. C’est l’email que tout le monde repousse parce qu’il est inconfortable à écrire. Le prompt le rend factuel : la clause fait le travail de cadrage, vous gardez le ton.

Ce que vous obtenez

Une réponse prête à relire, en moins de 150 mots, qui :

1. Montre au client que sa demande a été comprise et prise au sérieux.
2. Nomme le hors-périmètre en citant uniquement votre clause, sans extrapoler.
3. Ouvre deux voies concrètes : un avenant chiffré (ou marqué [PRIX À CONFIRMER]) ou un report à la phase suivante.
4. Reste chaleureuse, sans une ligne d’excuse pour faire respecter l’accord.

Exemple réel : demande hors forfait → réponse prête à relire

Entrée : chez Studio Clairval, agence de marque de 8 personnes à Lyon, le client Torréfaction Fernand demande une newsletter mensuelle en plus de son forfait réseaux sociaux. Les champs remplis par Sam, la responsable comptes :

Le client Torréfaction Fernand a demandé : la création d'une newsletter mensuelle (maquette + rédaction), en plus du forfait en cours.
C'est hors de notre périmètre convenu, qui stipule : « 12 publications par mois sur Instagram et LinkedIn, hors campagnes emailing ».
Contexte relationnel : client fidèle depuis deux ans, relation excellente, paie toujours à l'heure.

Sortie, telle que générée :

Bonjour Dana,

Merci pour votre message. Une newsletter mensuelle est une très bonne idée pour prolonger ce qui fonctionne déjà sur Instagram, et nous voyons bien ce qu’elle apporterait à vos lancements.

Ce format sort toutefois du forfait actuel, qui couvre « 12 publications par mois sur Instagram et LinkedIn, hors campagnes emailing ».

Deux options simples :

1. Un avenant dédié : maquette et rédaction de la newsletter chaque mois, à [PRIX À CONFIRMER] par mois.
2. L’intégrer au renouvellement du forfait au prochain trimestre, en recalibrant l’ensemble.

Dites-nous ce qui vous arrange, nous préparons le détail dans la foulée.

Bien à vous, Sam

Remarquez ce que l’IA n’a pas fait : elle n’a pas inventé de tarif pour l’avenant, parce que Sam n’en a pas donné. Le marqueur [PRIX À CONFIRMER] attend le chiffre validé par Maya, la fondatrice. C’est le prompt qui fonctionne, pas qui échoue : remplacer le marqueur prend dix secondes, envoyer un prix inventé coûte bien plus.

Ce prompt fait partie de la bibliothèque incluse dans le kit, avec sa fiche d’usage.