Prompt ChatGPT pour transformer un savoir-faire en SOP

Voici le prompt que nous utilisons pour sortir un process de la tête d’une seule personne. Sa règle centrale : il vous interviewe une question à la fois au lieu de vous demander de tout écrire d’un coup, parce que le plus important, ce sont les étapes que vous faites sans y penser. C’est le Playbook P5, à lancer par la personne qui possède le process.

Le prompt à copier

Interviewez-moi une question à la fois pour documenter comment je fais « {process} ». Couvrez : le déclencheur, les étapes dans l'ordre, les outils utilisés, les points de décision et comment je tranche, les ratés courants, comment je sais que c'est bien fait. Puis rédigez le tout en SOP qu'une personne compétente pourrait suivre sans rien me demander.

Remplacez le nom du process entre accolades, puis répondez aux questions au fur et à mesure. Ne préparez rien : c’est l’entretien qui structure, pas vous.

Quand l’utiliser

Chaque fois qu’une tâche ne peut être faite que par une seule personne, et que cette dépendance commence à coûter cher : congés, montée en charge, recrutement à former. La personne qui possède le process le lance elle-même, répond en dix minutes, et repart avec une procédure transmissible.

Ce que vous obtenez

1. Le déclencheur : à partir de quel signal le process démarre.
2. Les étapes dans l’ordre, avec les outils utilisés à chaque fois.
3. Les points de décision, avec la règle qui vous fait trancher dans un sens ou l’autre.
4. Les ratés courants et le critère de « c’est bien fait », les deux choses qu’une note oublie toujours.

Exemple réel : « comment fait Tom » → une SOP

Entrée : chez Studio Clairval, agence de marque de 8 personnes, Tom est le seul à savoir mettre en route un nouveau client dans les outils de l’agence. Il lance le prompt sur « installer un nouveau client ». Un extrait de l’entretien, tel quel :

IA : quand ce process démarre-t-il, exactement ?
Tom : quand le devis est signé, pas avant. avant on ne crée rien.
IA : y a-t-il un moment où tu tranches différemment selon le client ?
Tom : oui — si le client fournit sa propre charte, je saute l'étape brief créa. sinon je la garde. je l'avais jamais dit à personne.

Sortie, l’extrait de SOP qui compte :

Point de décision, étape 3 : le client a-t-il fourni une charte graphique ?

• Oui : passez directement à la création de l’espace projet (étape 5).
• Non : programmez d’abord un brief créa de 30 minutes (étape 4), sinon les livrables partent sans cadre validé.

Remarquez ce que l’entretien a capté : la règle « si le client a une charte, on saute le brief » vivait dans la tête de Tom et n’était écrite nulle part. Une note rédigée d’un jet l’aurait oubliée. La SOP la rend suivable par n’importe qui, sans jamais déranger Tom.

Ce prompt fait partie de la bibliothèque incluse dans le kit, avec le Playbook P5 qui transforme un savoir-faire en procédure partagée.