Prompt ChatGPT pour créer l'ordre du jour d'une réunion

Voici le prompt que nous utilisons avant de programmer toute réunion de plus de 15 minutes. Sa règle centrale : il part de l’objectif, produit un ordre du jour minuté, et si l’objectif est trop vague pour aboutir à une décision ou un livrable, il vous demande de le préciser au lieu de meubler.

Le prompt à copier

Je prépare une réunion. Objectif : {ce qui doit être décidé ou produit à la fin}. Participants : {noms/rôles}. Durée : {minutes} min. Produisez :
1. L'objet de la réunion en une ligne, sous la forme « À la fin, nous aurons… ».
2. Un ordre du jour minuté — tableau : minutes, point, responsable, livrable.
3. La préparation ou les lectures préalables de chaque participant (une ligne chacun).
4. Tout point de cette liste qui pourrait se traiter en asynchrone — signalez-le.
Si l'objectif est trop vague pour produire une décision ou un livrable, dites-le et demandez-moi de le préciser au lieu d'écrire un ordre du jour de remplissage.

Remplacez les champs entre accolades (objectif, participants, durée), puis lancez.

Quand l’utiliser

Avant d’envoyer l’invitation à toute réunion qui dépasse le quart d’heure. Le prompt vous force à formuler un objectif net avant de réunir les gens, et vous fait gagner du temps en sortant de l’ordre du jour ce qui se règle par écrit.

Ce que vous obtenez

1. Un objet de réunion en une ligne, orienté résultat.
2. Un ordre du jour minuté : minutes, point, responsable, livrable.
3. La préparation attendue de chaque participant.
4. Les points à traiter en asynchrone, sortis de la réunion.

Exemple réel : objectif → ordre du jour

Entrée : Maya, dirigeante du Studio Clairval, prépare une réunion. Les éléments, tels quels :

objectif : décider la direction créative du nouveau site de Torréfaction Fernand
participants : Maya, Tom (design), Léa (contenu), Priya (dev)
durée : 45 min

Sortie, la partie qui compte :

À la fin, nous aurons : une direction créative validée pour le site de Torréfaction Fernand, prête à briefer.

| Minutes | Point | Responsable | Livrable |
|---|---|---|---|
| 10 | Rappel du besoin client et contraintes | Maya | Cadre partagé |
| 15 | Présentation des 2 pistes créatives | Tom | Pistes comparées |
| 15 | Débat et choix | Tous | Direction retenue |
| 5 | Prochaines étapes | Maya | Qui fait quoi |

Préparation :
- Maya : rappeler la contrainte de budget (à confirmer avec le client).
- Tom : préparer les 2 pistes.
- Léa : lister les contenus déjà validés.
- Priya : signaler les contraintes techniques connues.

Asynchrone : le point sur les contraintes techniques de Priya pourrait circuler en amont par écrit, pour garder la réunion sur la décision créative.

Remarquez ce que l’IA n’a pas fait : elle n’a pas inventé de montant de budget, elle a écrit « à confirmer avec le client » là où l’entrée ne le donnait pas. Et elle a repéré un point à sortir de la réunion. L’objectif était assez net pour produire un vrai ordre du jour ; s’il ne l’avait pas été, le prompt aurait demandé à le préciser.

Le playbook complet, avec des ordres du jour pour les réunions de décision, de lancement et de suivi, est inclus dans le kit.