Prompt ChatGPT pour savoir si une réunion vaut la peine

Voici le prompt que nous utilisons avant de programmer, ou d’accepter, une réunion récurrente ou longue. Sa règle centrale : il évalue la réunion honnêtement, chiffre son coût complet et rend un verdict clair, sans partir du principe qu’il faut l’annuler.

Le prompt à copier

Évaluez cette réunion honnêtement. Objet : {objet}. Participants : {noms/rôles}. Durée : {minutes} min. Récurrence : {ponctuelle / hebdomadaire / etc.}.
1. Quelle décision ou quel livrable la justifierait ?
2. Pourrait-elle être un document ou un message asynchrone ? Si oui, rédigez cette version asynchrone.
3. Si elle doit avoir lieu : la liste minimale de participants et la durée la plus courte qui fonctionne.
4. Coût complet estimé : participants × durée à {coût horaire moyen — si je n'en ai pas donné, prenez 75 €/h et dites-le}.
5. Verdict : garder / raccourcir / passer en asynchrone / annuler — une ligne de justification.

Remplacez les champs entre accolades (objet, participants, durée, récurrence), puis lancez.

Quand l’utiliser

Avant d’inscrire une nouvelle réunion récurrente au calendrier, ou quand un point hebdomadaire hérité ronronne sans qu’on sache plus vraiment à quoi il sert. Utile aussi avant d’accepter une invitation longue : le coût chiffré vous donne un argument concret pour proposer plus court ou plus ciblé.

Ce que vous obtenez

1. La décision ou le livrable qui justifierait la réunion.
2. Sa version asynchrone rédigée, si elle est possible.
3. La liste minimale de participants et la durée la plus courte.
4. Un coût complet chiffré, et un verdict en une ligne.

Exemple réel : réunion récurrente → verdict

Entrée : Maya, dirigeante du Studio Clairval, évalue un point hérité. Les éléments, tels quels :

objet : point d'équipe du lundi, tour de table de ce que chacun fait
participants : les 8 de l'agence
durée : 60 min
récurrence : hebdomadaire

Sortie, la partie qui compte :

1. Décision justificatrice : aucune claire. Le tour de table informe, il ne décide rien.

2. Version asynchrone possible : oui. Chacun poste ses 3 lignes (fait / en cours / bloqué) dans un fil Slack le lundi matin. Les blocages qui touchent quelqu'un se traitent en réponse.

3. Si maintenue : la ramener à 20 min, et n'y convier que ceux qui ont un vrai arbitrage à poser.

4. Coût complet estimé : 8 participants × 1 h à 75 €/h (aucun coût horaire donné, hypothèse indiquée) = 600 € par semaine, soit environ 2 400 € par mois.

5. Verdict : passer en asynchrone. Un tour de table informatif à 600 € la séance ne justifie pas de bloquer 8 agendas ; le fil Slack rend la même information.

Remarquez ce que l’IA n’a pas fait : elle n’a pas inventé de coût horaire, elle a pris 75 € et l’a signalé, comme le prompt l’exige. Le verdict découle du chiffre, pas d’un a priori. Une réunion qui portait une vraie décision serait ressortie « à garder ».

Le playbook complet, avec la grille de décision et des exemples de réunions gardées, raccourcies ou supprimées, est inclus dans le kit.